Lễ khai trương là điểm khởi đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh với mong muốn phát triển thịnh vượng của các công ty, doanh nghiệp. Trong bài viết này, Sapo sẽ chia sẻ đến bạn 10 bước tổ chức lễ khai trương ấn tượng.
Tại sao bạn nên tổ chức lễ khai trương?
Lễ khai trương là sự kiện đánh dấu việc chính thức bắt đầu hoạt động của một doanh nghiệp, cửa hàng, cơ sở sản xuất, chi nhánh mới. Lễ khai trương không chỉ mang ý nghĩa thông báo bắt đầu hoạt động của doanh nghiệp, công ty, cửa hàng mà còn thể hiện mong muốn công việc kinh doanh luôn thịnh vượng, gặp nhiều may mắn, thuận lợi.
Ngày nay tổ chức lễ khai trương ngày càng được chú trọng và đầu tư nhiều hơn nhằm mang lại hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp và thương hiệu. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp quảng bá hình ảnh đến gần hơn với công chúng thông qua các hoạt động tương tác trong thời gian diễn ra sự kiện. Nếu làm tốt các bước tổ chức lễ khai trương với những ý tưởng độc đáo, doanh nghiệp còn có thể tạo được hiệu ứng vô cùng lớn trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Xem thêm: Cách cúng khai trương cửa hàng đơn giản kinh doanh hồng phát, bài văn khấn khai trương buôn bán
10 bước tổ chức lễ khai trương ấn tượng
Tùy từng loại hình công ty, doanh nghiệp mà đơn vị tổ chức sẽ linh hoạt để lên kế hoạch cho quy trình phù hợp nhất. Tuy nhiên, bất kỳ sự kiện khai trương nào cũng phải được thực hiện theo các bước cơ bản được nêu dưới đây.
Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của buổi lễ khai trương
Bước đầu tiên của quy trình là thiết lập các mục tiêu sự kiện. Các mục tiêu này càng rõ ràng và cụ thể thì càng dễ dàng lập kế hoạch và kiểm soát chúng. Thông thường, các mục tiêu sẽ do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đặt ra dựa trên yêu cầu từ khách hàng hoặc ban quản lý công ty.
Bước 2: Thành lập đội ngũ tổ chức lễ khai trương
Căn cứ vào mục tiêu đề ra để xác định quy mô của sự kiện và thành lập đội ngũ nòng cốt. Trong bất kỳ sự kiện nào, đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện. Thông thường, đội ngũ tổ chức sẽ bao gồm người phụ trách công ty, doanh nghiệp và nhân sự của công ty tổ chức sự kiện.
Bước 3: Thống nhất về thời gian, địa điểm và khách mời
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ làm việc với ban lãnh đạo công ty để thống nhất về thời gian, địa điểm, thành phần khách mời.
Bước 4: Phác thảo kế hoạch sự kiện
Tại bước này, người tổ chức sự kiện sẽ chuẩn bị chương trình tổng thể cho sự kiện, bao gồm các nội dung chính cũng như các hạng mục cần có trong buổi lễ khai trương để có cái nhìn tổng thể về mọi hoạt động dự kiến diễn ra.
Bước 5: Lên ý tưởng, chọn chủ đề cho buổi lễ khai trương
Để có một buổi lễ khai trương độc đáo và nổi bật, bạn sẽ cần chọn một chủ đề ấn tượng và thu hút. Công ty tổ chức sự kiện sẽ chủ động đề xuất những ý tưởng, chủ đề phù hợp nhất với loại hình kinh doanh của bạn. Bên cạnh đó, HoaBinh Group với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương sẽ mang đến nhiều phương án cho các doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Bước này khá quan trọng vì chủ đề sự kiện là thứ tạo nên điểm nhấn và tạo hiệu ứng truyền thông cho toàn bộ sự kiện.
Bước 6: Lập kế hoạch chi tiết
Khi đã có được chủ đề cho buổi lễ trọng đại, ban tổ chức sẽ dựa vào đó để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ sự kiện, bao gồm các hạng mục cần thực hiện, ai phụ trách, thời gian thực hiện,… Lên kế hoạch cẩn thận và chi tiết thì càng dễ dàng. quá trình thực hiện.
Bước 7: Tổ chức lễ khai trương
Từ bản kế hoạch chi tiết nêu rõ các hạng mục cũng như nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận các phòng ban hãy bắt tay vào triển khai nội dung cho sự kiện. Ban tổ chức có nhiệm vụ phối hợp và làm việc với các bộ phận liên quan như thiết kế, thi công, truyền thông, hậu cần, tổ chức sự kiện để đảm bảo buổi lễ ra mắt theo đúng kế hoạch.
Bước 8: Tiếp thị và truyền thông cho lễ khai trương
Truyền thông là một khâu không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Bạn có thể bắt đầu từ các kênh bạn sở hữu, chẳng hạn như thông báo trên trang web, email hoặc các kênh truyền thông xã hội. Tiếp theo là trả tiền để quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.
Bước 9: Theo dõi, kiểm tra công tác tổ chức sự kiện
Căn cứ vào lịch trình tổ chức lễ khai trương, ban tổ chức sự kiện luôn theo dõi, kiểm tra tiến độ các hạng mục theo đúng thời hạn đề ra. Ngoài ra, thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi cần thiết trong quá trình chuẩn bị sự kiện và vận hành.
Bước 10: Đánh giá, rút kinh nghiệm sau lễ khai trương
Đây là bước bắt buộc trong mỗi sự kiện, hãy đánh giá toàn bộ sự kiện dựa trên những mục tiêu ban đầu đã đề ra. Từ đó chỉ ra những điểm cần khắc phục và rút kinh nghiệm cho toàn bộ đội ngũ tổ chức.
Đọc thêm các bài viết cùng chủ đề tại đây
Nguồn: xevadoisong.org