Trong trường hợp công ty thay đổi tên và địa chỉ thì có cần phải thực hiện hủy hóa đơn hay không? Khi thực hiện việc hủy hóa đơn có cần phải lưu trữ hóa đơn đó nữa hay không? quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Theo quy định tại Khoản 5, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi khoản 2, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC – “Phát hành hoá đơn của tổ chức kinh doanh”) và hướng dẫn tại Công văn số 2010/TCT – TVQT. Thì đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty ta có thể phân thành các trường hợp như sau:
Thay đổi tên, địa chỉ công ty nhưng không có sự thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ công ty nhưng không có sự thay đổi về mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tiếp những hóa đơn chưa sử dụng hết thì sẽ thực hiện theo các bước sau:
– DN thực hiện đóng dấu tên và địa chỉ mới bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ cũ trên hoá đơn để tiếp tục sử dụng.
– Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. (Theo mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng tiếp hoá đơn đã in sẵn thì doanh nghiệp sẽ thực hiện tiến hành thủ tục huỷ hoá đơn theo quy trình, quy định đã ban hành.
Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế trực tiếp
Nếu trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì sẽ thực hiện theo các bước sau:
– Nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Thì cần tiến hành các việc sau:
+ Nộp tình hình sử dụng hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
+ Đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (Theo mẫu số 3.10 Phụ lục 3 kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thông báo điều chỉnh lại thông tin phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế chuyển đến (Thông báo phải nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng) và được sử dụng ngay hoá đơn.
– Nếu DN không có nhu cầu sử dụng tiếp hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết . Thì:
+ Thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng
+ Thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế chuyển đi.
+ Thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế chuyển đến.
Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong phần mềm HTKK mới nhất
Như vậy, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp sẽ thực hiện hủy hóa đơn hay không hủy hóa đơn theo quy định. Việc chuyển địa điểm kinh doanh là điều thường thấy hiện nay, nhất là đối với các công ty đang có sự phát triển về quy mô, số lượng nhân sự, luôn cần tìm kiếm những trụ sở làm việc mới, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Chính bởi vậy, việc nắm rõ các quy định về việc hủy hóa đơn đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty là điều vô cùng cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp có thể triển khai sử dụng hóa đơn được tốt nhất. Hiện tại, ngoài những vấn đề việc nghiệp vụ hóa đơn, các doanh nghiệp còn phải nắm bắt được thời hạn bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất hiện nay và thực hiện theo đúng chủ trương của chính phủ về việc chuyển đổi số.